Bí quyết tối ưu năng suất 2024: 7 phần mềm và app không thể bỏ qua

Có bao giờ bạn tải một đống ứng dụng quản lý về máy rồi nhận ra mình mất cả buổi chỉ để quản lý... các ứng dụng đó không? Trước đây mình cũng bị tình trạng gom đủ thứ app về, từ theo dõi tiến độ, ghi chép cho tới dọn dẹp hệ thống. Cuối cùng màn hình thì rối, máy thì ì ạch mà việc vẫn dồn cục. Sau một thời gian gọt giũa trên ZolaChat, mình rút ra quy trình 5 bước để ráp mấy món quen thuộc này thành một chuỗi mượt mà, kèm mấy cái bẫy rất dễ vướng. Bước 1: Chốt danh sách việc cần làm trong ngày với Todoist Đừng cố nhét cả dự án khổng lồ vào đây ngay từ đầu. Mình chỉ dùng Todoist để nắm việc phải dứt điểm trong ngày, phân khu vực (section) rõ ràng giữa việc cơ quan và việc riêng. - Chỗ dễ sai: Chia đầu việc quá nhỏ và gắn deadline cho từng giờ. Làm vậy chỉ tổ tự tạo áp lực vô nghĩa, đến lúc trễ một việc là cả bảng danh sách vỡ trận. Bước 2: Xây kho tài liệu tập trung trên Notion Khi đầu việc trên Todoist đòi hỏi tài liệu dài hạn, mình mới mở Notion. Đây là nơi chứa dàn ý, kịch bản hoặc bảng kế hoạch dự án lớn. - Chỗ dễ sai: Nghiện trang trí template. Nhiều người bỏ ra ba ngày để tạo dashboard cho đẹp mắt rồi bỏ xó. Cứ bắt đầu từ trang trắng, chèn text và vài bảng đơn giản là đủ. Bước 3: Tận dụng ClipClip để giảm thời gian gõ lặp lại Những đoạn email mẫu, link tham khảo hay đoạn mã hay dùng mình ném hết vào lịch sử clipboard của ClipClip. Cần gì chỉ việc bấm phím tắt gọi ra 50 mục gần nhất. - Chỗ dễ sai: Quên không dọn lịch sử hoặc vô tình sao chép thông tin nhạy cảm như mật khẩu, mã xác thực mà để app lưu trần trên máy. Bước 4: Đồng bộ kho lưu trữ qua Sync.com Các file tài liệu nặng hoặc bản nháp quan trọng mình đưa qua Sync.com để làm việc chéo giữa laptop và máy bàn ở nhà mà không lo lộ dữ liệu nhờ mã hóa đầu cuối. - Chỗ dễ sai: Ném cả những thư mục tạm, file rác vào thư mục sync khiến băng thông bị nghẽn và tốn dung lượng không cần thiết. Bước 5: Lên lịch định kỳ dọn rác với CleanMyMac X hoặc CCleaner Cài nhiều phần mềm thì file đệm và cache phát sinh liên tục. Cứ cuối tuần mình chạy quét dọn một lượt để giải phóng RAM và bộ nhớ SSD. - Chỗ dễ sai: Bấm quét tự động rồi cho xoá sạch mọi thứ mà không kiểm tra lại. Đôi khi nó quét bay luôn cả lịch sử đăng nhập trình duyệt hoặc các phiên làm việc đang dở. Trong mấy món kể trên, anh em thấy công cụ nào thật sự cắt giảm được thời gian thao tác mỗi ngày của mình?