Khám phá bộ công cụ năng suất và app tối ưu hệ thống cho năm 2024

Nói thẳng ra là phần lớn chúng ta đang tốn thời gian thiết lập các ứng dụng quản lý hơn là thực sự bắt tay vào làm việc. Có đợt mình bị ám ảnh bởi việc tối ưu hóa quy trình. Máy tính cài đủ thứ: Notion để làm cơ sở dữ liệu dự án, Obsidian để nối mạng lưới tư duy, Todoist để ghi danh sách việc, rồi thêm cả Power Automate để tự động gửi thông báo. Kết quả là mỗi sáng thức dậy, thay vì tập trung viết lách hay xử lý hợp đồng, mình mất đứt nửa tiếng chỉ để tick việc, dọn bảng Kanban và chỉnh lại giao diện cho vừa mắt. Tự tạo ra một đống việc giả để cảm thấy mình bận rộn, mà rốt cuộc dự án chính vẫn nằm im một chỗ. Nhưng mà thôi, nói vậy cũng hơi cực đoan. Bảo dẹp hết để quay về giấy bút thì trong thời buổi này lại tự làm khó mình. Sau một thời gian thanh lọc bớt, mình nhận ra cái sai không nằm ở công cụ, mà ở việc chúng ta tham lam nhét quá nhiều tầng nấc vào quy trình. Hiện tại, nếu phải giữ lại những thứ thật sự giúp việc chạy trơn tru, mình chỉ lọc đúng vài thứ cốt lõi: Thứ nhất là việc ghi chép. Notion rất mạnh nếu làm việc nhóm, nhưng dùng cho cá nhân thì nó quá nặng nề và dễ gây xao nhãng bởi hàng tá template màu mè. Với các ghi chú cá nhân cần truy xuất nhanh, mình chuyển hẳn sang Obsidian. Không cần mạng, lưu file markdown thuần trên ổ cứng, mở lên là gõ được ngay mà không phải chờ load trang. Thứ hai là giảm bớt các thao tác lặp lại trên Windows. Thay vì cài các phần mềm tối ưu hệ thống cồng kềnh, mình tự viết vài dòng AutoHotkey ngắn. Ví dụ chỉ cần đoạn mã này:

::
Send, ^c
Run, notepad.exe
return

Chỉ cần bôi đen nội dung rồi bấm phím tắt là máy tự mở ngay một cửa sổ Notepad trống để dán vào, khỏi phải qua nhiều bước chuyển cửa sổ rườm rà. Máy tính cũ cũng chạy mượt hơn hẳn vì không phải gánh thêm phần mềm chạy ngầm. Còn chuyện dọn dẹp hệ thống, nhiều người vẫn giữ thói quen cài CCleaner rồi bấm quét mỗi tuần. Thật ra Windows 10 và 11 bây giờ tự xử lý bộ nhớ tạm và cache khá ổn qua Storage Sense rồi. Thỉnh thoảng chạy trình quét mã độc chuyên dụng như Malwarebytes khi vừa tải file lạ về là đủ an tâm, không cần phải phức tạp hóa vấn đề. Công nghệ suy cho cùng chỉ là đòn bẩy. Đòn bẩy càng nhẹ, mình càng dễ dồn sức vào trọng tâm. Trên ZolaChat thấy nhiều bạn hỏi về hệ thống quản lý hoàn hảo, nhưng mình tin cái gì càng đơn giản thì càng sống lâu. Giữa việc setup cả một hệ thống ghi chú phức tạp với mở một file text trắng trơn gõ nhanh, anh em thấy cách nào giữ tập trung tốt hơn?