7 công cụ & app tăng năng suất cho người làm việc đa dạng trong năm 2024

Nói thẳng ra thì phần lớn chúng ta đang tốn thời gian quản lý mấy cái ứng dụng tăng năng suất nhiều hơn là thực sự làm việc. Có một đợt mình bị ám ảnh chuyện tối ưu hóa quy trình. Máy tính cài đủ thứ: Notion để dựng cơ sở dữ liệu dự án, Todoist để tick task lấy điểm karma, Forest để ép bản thân không sờ vào điện thoại, rồi lại cài thêm Focus Keeper để bấm giờ Pomodoro 25 phút. Chưa kể trên Windows còn vọc cả PowerToys để chỉnh FancyZones chia màn hình, rồi viết cả script AutoHotkey thế này chỉ để chuyển qua lại giữa hai desktop ảo:

#1::Send, ^#{Left}
#2::Send, ^#{Right}

Nghe thì rất bài bản và ra dáng một người làm việc chuyên nghiệp. Nhưng kết quả thì sao? Mỗi buổi sáng, mình mất cả tiếng đồng hồ chỉ để sắp xếp lại các bảng biểu trên Notion, tô màu các nhãn việc trên Todoist, căn chỉnh lại phím tắt. Đến lúc bắt tay vào làm việc chính thì năng lượng đã cạn phân nửa. Mình nhận ra bản thân rơi vào cái bẫy năng suất ảo: cảm giác gõ phím lạch cạch, kéo thả thẻ việc khiến não bộ tưởng rằng mình đang làm việc cật lực, trong khi đầu việc thực tế vẫn đứng nguyên một chỗ. Nhưng mà thôi, nói vậy cũng hơi cực đoan. Công bằng mà nói thì công cụ không có lỗi, lỗi là ở cách mình dùng tham lam. Mấy thứ nhỏ gọn như PowerToys với tính năng Keyboard Manager gán phím tắt nhanh, hay một con bot ChatGPT hỗ trợ lọc dữ liệu thô vẫn kéo lại cho mình kha khá thời gian nếu biết dùng đúng việc. Sau đợt đó mình dọn dẹp lại toàn bộ. Mình bỏ gần hết các app rườm rà, chỉ giữ đúng hai thứ: một nơi để ghi chú nhanh và một danh sách việc cần làm trong ngày gọn gàng nhất có thể trên ZolaChat khi trao đổi với nhóm. Khi bớt để tâm vào việc công cụ hiển thị đẹp hay xấu, tốc độ hoàn thành việc tự nhiên tăng rõ rệt. Giờ trong máy các bạn còn giữ lại bao nhiêu app làm việc, hay cuối cùng cũng quay về một cuốn sổ tay với cái app ghi chú mặc định?