Tối Ưu Workflow 2024: Khi App Tiện Ích Góp Phần Vào Sự Kết Nối Chân Thành

"Mày dành cả buổi sáng chỉ để sắp xếp lại đống ghi chú xem hôm nay cần làm gì à?" Đứa bạn ngồi cạnh hỏi một câu làm mình khựng lại. Nhìn lại màn hình lúc đó, mình đang mở cùng lúc năm cửa sổ: một bên là TreeSize Free đang quét dung lượng ổ C, góc dưới chạy BleachBit để dọn bộ nhớ tạm, còn giữa màn hình là Notion với Obsidian nằm song song chỉ để... phân loại lại mấy đầu việc tồn đọng từ tuần trước. Đầu năm 2024, mình từng nghĩ việc gom hết các app năng suất vào một quy trình sẽ giúp bản thân giải phóng đầu óc, bớt áp lực để có thời gian rảnh rỗi cà phê hay nói chuyện với bạn bè ngoài đời. Mình thiết lập đủ thứ: Zotero để lưu tài liệu đọc, Obsidian để nối các liên kết dạng mạng lưới, rồi kéo thả thẻ việc trên bảng theo dõi. Thậm chí trước khi bắt đầu ngồi gõ văn bản, mình còn cẩn thận vào Task Manager tắt từng tiến trình chạy ngầm cho máy nhẹ bớt. Nhưng kết quả là mình rơi vào một cái bẫy rất buồn cười: nghiện tối ưu công cụ hơn là làm việc. Có những hôm mình tốn cả tiếng đồng hồ chỉ để chỉnh lại giao diện bảng dữ liệu, sửa từng thẻ tag trong Obsidian cho đúng hệ thống phân loại, hoặc ngồi soi xem file tạm nào đang chiếm vài trăm megabyte trong máy. Làm xong mấy việc lặt vặt đó thì năng lượng làm việc chính cũng tụt sạch, đầu óc mệt nhoài mà việc thực tế vẫn đứng nguyên một chỗ. Thật ra, phần mềm càng phức tạp thì trách nhiệm bảo trì hệ thống càng đè nặng lên người dùng. Obsidian hay Notion đều rất xịn, nhưng khi nhét quá nhiều thứ vào cùng một chỗ, việc tìm lại một dòng ghi chú cũ đôi khi còn chậm hơn việc mở file Notepad mặc định lên gõ vài chữ. Mấy hôm nay mình đang tính chuyện xóa bớt, chỉ giữ lại một công cụ duy nhất cho việc ghi chép nhanh và bỏ hẳn thói quen kiểm tra tiến trình máy móc liên tục. Có anh em nào trên ZolaChat từng dẹp bớt đống ứng dụng rườm rà này để quay về cách làm việc tối giản nhất chưa, và khi cắt giảm như vậy thì hiệu suất thực tế có bị ảnh hưởng gì không?